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人气指数: 发布时间:2015-07-08 09:45  来源:http://www.plusonespro.com  作者:罗晓玲
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  【摘要】国家档案局令第10号2012年12月17日颁布,2013年2月1日起施行。各企业在所在地档案行政管理机构的统筹安排要求下,相继结合企业实际开展文件材料归档范围和档案保管期限的编制,笔者就大型企业集团如何开展此项工作探讨如下:
  一、定好规则
  规则是编制工作的基础。企业集团要充分分析下属企业性质、企业规模、档案工作状况,综合考虑各企业情况,提出合理的企业编制时间、编制、报审、下发实施要求。切不可照搬国家10号令,以免企业归档材料收集不具体、保管期限划分找不到对应条款,使编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限表流于形式,对工作毫无指导意义。
  1、企业编制时间的确定,应依据下属企业档案管理现状,分期分批实施。一般档案工作基础较好的企业,应作为示范企业,先行编制。这样的企业档案人员业务素质较高,有组织、协调、管控能力,既能完成工作,又能引领其它企业完成此项工作;基础较差或工作未起步的企业,放在最后完成。这样的企业无论领导重视度、各部门档案意识都较差,贯彻实施相对较难,档案人员业务素质不高,需集团加大指导力度,并辅以督办、检查等措施,方可推进其工作的开展。
  2、编制要求要细化,特别是编制格式,如文种、文件构成、表格栏数、附件内容的排列等要统一、规范。如规模不同的企业是否可用文种区分,下属集团型企业用“规定”、单户企业用“办法”,这样可便于你在批复时,区分不同的下属企业提不同的要求。虽然10号令已明确展示文件构成,但因企业档案人员的业务素质参差不齐,不少企业在实际操作中,常以为只需编保管期限表。表格栏数、附件内容及序号,即使下文件规定,经常都有不少企业按自己的理解、习惯增加、删除,或按自己的想法做。所以格式几栏,附件管理类内容按企业设置机构或档案设置类别列出,都需集团企业规范、统一。从便于收集的角度考虑,按企业设置机构列文件材料归档范围,责任明确,更为适用。
  3、报审需规定程序。各下属企业编制的初稿,需先行征求企业各职能部门意见、反复修改,并归档各部门历次修改意见,经企业领导审核,电子版及企业机构图、部门职责发送上级集团审查通过后,再以正式文件报送集团审查。笔者认为报送程序规定,既可细化各职能部门归档材料的准确性,又可强化各部门的档案意识,同时也减轻集团审查工作的难度,是编制工作有效可取的方法。
  4、下发实施要求,旨在明确下属企业编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限,需经上级集团审查通过后,以红头文件下发实施。在实际工作中,通常出现编制完成后,未经上级集团审查通过即下发实施,或审查通过后不行文,只让档案部门知晓,认为是档案部门的事,与其它部门无关,给档案的归档工作带来影响,致使档案的齐全、完整受损。

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